Számlázás automatizálása: webshop, CRM és fizetés összekötése a Számlázz.hu-val vagy a Billingóval

A számlázás automatizálása azt jelenti, hogy a számla nem kézi begépeléssel készül, hanem egy esemény (webshoprendelés, megnyert CRM-üzlet, beérkezett online fizetés) után automatikusan jön létre a számlázóprogramban, és jut el a vevőhöz. A Számlázz.hu és a Billingo is rendelkezik API-val, így a legtöbb webshop, CRM és fizetési szolgáltató összeköthető velük kész bővítménnyel, n8n- vagy Make-munkafolyamattal, illetve egyedi fejlesztéssel. Hogy melyik út a jó, azt a folyamat összetettsége és a kivételek száma dönti el.

Miért gond a kézi számlázás?

A kézi számlázás ritkán okoz egyetlen nagy hibát, inkább sok apró veszteséget:

• Újragépelés: a rendelés vagy az ajánlat adatai már megvannak egy rendszerben, mégis valaki átmásolja őket a számlázóba.
• Hibák: elírt adószám, rossz ÁFA-kulcs, hiányzó tétel, elgépelt e-mail-cím. Mindegyik sztornót és helyesbítő számlát von maga után.
• Késve kiállított számlák: ha a számlázás egy ember napi teendőlistáján múlik, szabadság vagy betegség idején csúszik.
• Egyeztetés: a banki és online fizetések párosítása a számlákkal hónap végén órákat vihet el, és a könyvelő is erre vár.
• Kintlévőségek: ha senki nem figyeli rendszeresen a lejárt számlákat, a fizetési felszólítás elmarad.

Milyen számlázási folyamatokat érdemes automatizálni?

A leggyakoribb, jól automatizálható folyamatok:

1. Webshoprendelés → számla → e-mail. Fizetett (vagy teljesített) rendelésnél a számla automatikusan elkészül a Számlázz.hu-ban vagy a Billingóban, és a vevő e-mailben megkapja.
2. Megnyert CRM-üzlet → számla. Amikor az értékesítő „megnyert” státuszba teszi az üzletet, a díjbekérő vagy a számla a CRM-ben rögzített adatokból készül el.
3. Online fizetés → kiegyenlítettnek jelölés. A Barion vagy a SimplePay sikeres tranzakciója után a kapcsolódó számla fizetettként jelölődik a számlázóban.
4. Havi export a könyvelőnek. A hónap számlái és bizonylatai automatikusan egy megosztott mappába vagy a könyvelő e-mail-címére kerülnek.
5. Emlékeztető lejárt számlákra. A rendszer naponta ellenőrzi a lejárt, nem fizetett számlákat, udvarias emlékeztetőt küld, és szól a felelősnek.
6. Előfizetéses számlázás. Ismétlődő díjaknál a számla minden periódusban automatikusan elkészül.

Kész bővítmény, n8n/Make vagy egyedi integráció?

Három út létezik, és egyik sem jobb minden helyzetben.

Kész bővítmény (plugin). Sok webshopmotorhoz (például Shoprenter, Unas, WooCommerce, Shopify) létezik beépített kapcsolat vagy bővítmény a Számlázz.hu-hoz és a Billingóhoz. Ha a folyamat szabványos (rendelés → számla → e-mail), ez a leggyorsabb és legolcsóbb megoldás.

n8n- vagy Make-munkafolyamat. Akkor érdemes, ha több rendszert kell összekötni (például webshop, CRM, fizetési szolgáltató és Google Drive), vagy ha a kész bővítmény nem kezeli a cég sajátosságait: eltérő ÁFA-kezelést, több számlatömböt, devizás számlát, B2B-vevők külön szabályait. Az n8n saját szerveren, az EU-ban is futtatható, ami a számlaadatok kezelésénél szempont lehet.

Egyedi integráció. Nagy volumennél, összetett üzleti logikánál vagy ERP-, raktár- és számlázórendszerek szoros összekötésénél a saját kód a legkiszámíthatóbb: verziókövetett, tesztelhető, és pontosan azt csinálja, amire szükség van.

	Kész bővítmény	n8n / Make	Egyedi integráció
Bevezetés ideje	Gyors, beállítás kérdése	Közepes	Hosszabb, tervezést igényel
Rugalmasság	Alacsony, a bővítmény funkcióihoz kötött	Magas, több rendszer, elágazások	Teljes
Kivételek kezelése	Korlátozott	Jó, ha előre végiggondolták	Bármilyen szabály leírható
Költség	Bővítménydíj, ha van	Fejlesztés + eszköz előfizetése vagy szerver	Magasabb kezdeti fejlesztési költség
Karbantartás	A bővítmény fejlesztőjén múlik	Monitorozást és gazdát igényel	Fejlesztői háttér kell hozzá
Mikor válassza	Szabványos webshop–számlázó kapcsolat	Több rendszer, közepes összetettség	Nagy volumen, ERP, egyedi logika

Mit kell tudni a Számlázz.hu és a Billingo API-ról?

Számlázz.hu. A programozott számlakiállítás a Számla Agenten keresztül működik. Ez az előfizetésen felül külön díjas szolgáltatás, ezért a költségtervezésnél számoljon vele. A kész bővítmények is jellemzően erre épülnek.

Billingo. A Billingo saját API-t biztosít. A korábbi API-verzióra (v2) épülő integrációk kivezetése 2026-ban zajlik, ezért ha meglévő bővítményt vagy egyedi kapcsolatot használ, ellenőrizze, hogy a jelenlegi API-verziót használja-e. Ugyanez igaz új bővítmény választásánál is.

Mindkét esetben az API-kulcs egy fiókhoz kötött hozzáférés: a cég nevén lévő fiókhoz tartozzon, ne egy kolléga vagy egy külső fejlesztő személyes fiókjához.

Hogyan kapcsolódik ez a NAV Online Számlához?

Ha a számlát a Számlázz.hu-n vagy a Billingón keresztül állítja ki, akkor is, ha a kiállítást egy automatizálás indítja, a számlaadatok NAV felé történő adatszolgáltatását a számlázóprogram végzi. Az automatizálás tehát nem a NAV-val beszél, hanem a számlázóval.

Néhány gyakorlati szempont:

• A NAV-hoz kapcsolódó beállításokat (technikai felhasználó, kulcsok) a számlázóprogramban kell rendezni.
• Az automatizálásnak figyelnie kell a számlázó válaszát: ha a számla nem készült el, valakinek tudnia kell róla.
• A számlakiállítás határidejével, a helyesbítéssel és a sztornóval kapcsolatos szabályokat a könyvelőjével egyeztesse. Ez a cikk nem adó- vagy jogi tanácsadás.

Mire figyeljen GDPR és adatbiztonság szempontjából?

A számlák személyes adatokat tartalmazhatnak (magánszemély vevő neve, címe, e-mail-címe), ezért:

• Adatfeldolgozói szerződés kell minden szolgáltatóval, amelyen keresztül az adat áthalad: számlázó, automatizáló eszköz, tárhely.
• Adattakarékosság: az automatizálás csak a számlához szükséges mezőket továbbítsa.
• Hozzáférések: külön, korlátozott jogosultságú API-kulcsok, egy helyen kezelve, és távozáskor visszavonva.
• Naplózás: visszakereshető legyen, melyik rendelésből melyik számla készült, és mikor.
• Adatok helye: self-hosted n8n esetén Ön választja meg, melyik szerveren futnak a folyamatok.

Hogyan mérje, mennyi időt takarít meg?

Az automatizálás előtt egy-két hétig rögzítse:

• hány számlát állítanak ki kézzel hetente;
• átlagosan mennyi ideig tart egy számla az adatok összeszedésével együtt;
• hány helyesbítés vagy sztornó született hibás adat miatt;
• mennyi időt visz el a havi egyeztetés és a könyvelőnek szánt export.

Az automatizálás után mérje ugyanezt, és számolja bele az ellenőrzésre és a kivételek kezelésére fordított időt is. Így valós képet kap, nem becslést.

Mit ellenőrizzen, mielőtt belevág?

• Melyik esemény indítsa a számlát? Rendelés leadása, fizetés vagy teljesítés: ezt a könyvelőjével együtt döntse el.
• Milyen kivételek vannak? Utánvét, részteljesítés, visszáru, külföldi vevő, fordított adózás.
• Ki kapja a hibaértesítést? Ha egy számla nem készül el, valakinek azonnal tudnia kell.
• Kinek a nevén vannak a fiókok és az API-kulcsok? A helyes válasz: a cégén.
• Van tesztkörnyezet? Az első hetekben érdemes párhuzamosan ellenőrizni az automatikus számlákat.
• Le van írva a folyamat? Egy dokumentált automatizálást más is tud módosítani.

Gyakori kérdések a számlázás automatizálásáról

Össze lehet kötni a Számlázz.hu-t a Shoprenterrel?

Igen. A Shoprenterhez és több más hazai webshopmotorhoz is elérhető kapcsolat a Számlázz.hu-val. Ha a kész megoldás nem fedi le a folyamatát, n8n- vagy Make-munkafolyamattal, illetve egyedi integrációval bővíthető.

Mennyibe kerül a Számlázz.hu API használata?

A Számla Agent az előfizetésen felül külön díjas. Az aktuális díjakat a Számlázz.hu oldalán ellenőrizze, és adja hozzá a fejlesztés és az automatizáló eszköz költségéhez.

Automatikusan bekerül a számla a NAV rendszerébe?

Ha a számlát a számlázóprogramon keresztül állítja ki, az adatszolgáltatást a számlázóprogram végzi. Az automatizálás csak a számla kiállítását indítja el.

Lehet a Barion vagy a SimplePay fizetést automatikusan a számlához kötni?

Igen. A fizetési szolgáltató értesítése alapján a számla kiállítható vagy fizetettnek jelölhető. Fontos a sikertelen és a visszatérített tranzakciók külön kezelése.

Bővítményt vagy n8n-t válasszak?

Szabványos webshop–számlázó kapcsolathoz a bővítmény általában elég. Ha több rendszert kell összekötni, vagy sok a kivétel, az n8n vagy a Make rugalmasabb.

Számlázási automatizálás az IZ Labs-szel

Az IZ Labs n8n-nel (akár EU-s self-hosted szerveren), Make-kel, Zapierrel vagy egyedi kóddal köti össze a webshopot, a CRM-et, a fizetési szolgáltatót és a számlázót, dokumentáltan és hibaértesítéssel, a fiókok az Ön cégének nevén. Részletek a folyamatautomatizálás és az integrációk oldalon, az árak az árak oldalon. Ha meg szeretné beszélni a folyamatát, írjon nekünk.